I soggetti passivi che intendono porre in essere cessioni e acquisti di beni e di servizi in ambito comunitario, devono essere preventivamente autorizzati dalla Agenzia delle Entrate. (CircAE 39_2011). L'autorizzazione si concretizza con l'inserimento del soggetto autorizzato nell'archivio VIES.

Una volta completata la pratica e inserito il soggetto, chiunque potrà accedere al sistema via internet e inserendo il numero identificativo Iva dell'impresa, avrà riscontro immediato dal sistema che il codice inserito è formalmente corretto e corrisponde ad un operatore abilitato ai fini intracomunitari.